Cum să faci un eveniment internaţional când vine ciclonul?

Anul acesta am organizat pentru prima dată în toamnă evenimentul nostru internaţional Trenchless Romania, care a ajuns la ediţia a 9-a. Până acum, Trenchless România a fost în fiecare an la început de lună iunie, însă anul acesta, datorită faptului că în iunie am organizat Robuild Expo, am decalat în toamnă evenimentul dedicat tehnologiilor no-dig şi ne-am adaptat din mers.

Toate bune şi frumoase până înainte cu câteva zile de eveniment, când, cu cât ne apropiam de ziua X, cu atât telefoanele noastre inteligente ne anunţau că şansele de ploaie cresc. Trenchless Romania are componentă de expo exterioară şi ne-ar fi părut rău să plouă şi să nu ne putem bucura de acest spaţiu. Însă, ca de fiecare dată, eram cu toţii asumaţi. Am organizat evenimente în aer deschis, chiar câmp deschis, cu inimă deschisă că se poate întâmpla orice şi că vom face tot ce ne stă în putinţă în funcţie de condiţiile de fapt. Dar, ca de fiecare dată, te gândeşti: “ah, ce bine era să nu fi plouat/să nu fi fost aşa cald!” Însă viaţa merge mai departe.

Înainte cu două zile de eveniment invitaţii internaţionali începeau să ajungă, standurile se construiau, sala se pregătea, echipamentele se montau, testele tehnice erau în derulare, totul ceas. Cu o seară înainte de eveniment toate telefoanele noastre arătau şanse 100% de ploaie, dar ne-am împăcat cu ideea că vom ieşi mai puţin afară în timpul evenimentului şi am concentrat cât am putut din expoziţie în spaţiul expo din interior.

Dar, surpriză! Primim avertizare meteo pentru vreme extremă cu recomandarea de a nu ieşi afară! Şcolile şi grădiniţele se închid! Începem să primim telefoane de la invitaţi, speakeri, parteneri, vizitatori cu întrebarea dacă mai ţinem evenimentul. Evenimentul urma să înceapă în dimineaţa următoare iar noi înainte cu o seară nu ştiam dacă vom fi capabili să îl ţinem şi dacă va mai veni cineva. Am răspuns că bineînţeles că îl vom ţine, însă, dacă din motive obiective nu vom putea ieşi din casă pentru a veni la eveniment datorită condiţiilor extreme meteo, atunci, clar, nu vom putea să îl ţinem. Toţi eram puţin descumpăniţi însă era clar: dacă puteam să îl ţinem, îl ţinem, dacă nu, nu.

A doua zi dimineaţă m-am trezit şi m-am uitat instant pe geam să văd ce se întâmplă. Ploua mărunt şi liniştit. Am plecat spre locaţie şi am constatat cu uimire că aproape nu erau deloc maşini pe stradă. Trafic aproape inexistent. Ceea ce m-a ajutat să ajung de lângă parcul Carol până la Hotel Caro în mai puţin de 15minute, performanţă absolută, deoarece în general făceam între 1 oră şi jumătate şi chiar 2 ore în condiţii normale de trafic dimineaţa. Mai rămânea să vedem dacă va mai veni cineva la eveniment.

Nu mică ne-a fost surpriza să vedem sala plină şi să mai fie nevoie de extra-scaune. Mai mult, oamenii au rămas până la final de eveniment şi aproape nimeni nu a plecat. Evenimentul s-a desfăşurat atât de uşor, atât de natural şi frumos, încât mă simţeam aproape ca într-o realitate paralelă unde lucrurile se desfăşoară ideal.

Aşa a fost la Trenchless Romania 2025, evenimentul pe care l-am ţinut în ziua ciclonului!
Să tot avem evenimente aşa!

Cele bune,
Cornelia Rotaru